GASとZapierで作る勤怠リマインド自動化システム【コード例つき】

【技術ブログ】ノーコード×API×GAS×データポータルを活用してオリジナルの採用管理アプリを作った

https://note.com/interpark_hr/n/na201e14b7d76

勤怠リマインドの苦悩

今回の取り組みの全体像

・月末月初に勤怠申請・承認のアナウンスを自動送信
・勤怠システムから該当月の勤怠データのCSVをダウンロードしスプレッドシートに貼り付け、関数でエラーを抽出
・スプレッドシートにある実行ボタンをトリガーにZapierが発動し、Google Chatで個別にリマインド連絡

この仕組みにより、作業時間と精神的負担を大幅に短縮することができました。
完全自動化も可能ではありますが、通知内容の最終確認を行うために実行ボタンによる手動トリガーを残しています。

次から具体的にどのように実装していくかを書いていきます。

申請・承認のアナウンス

const WEBHOOK_URL = 'googlechatのwebhookを挿入';
const HOLIDAY_CALENDAR_ID = 'ja.japanese#holiday@group.v.calendar.google.com';

function getBusinessDays(year, month) {
  const cal = CalendarApp.getCalendarById(HOLIDAY_CALENDAR_ID);
  return Array.from({length: 31}, (_, i) => new Date(year, month, i + 1))
    .filter(d => d.getMonth() === month && d.getDay() !== 0 && d.getDay() !== 6 &&
      cal.getEvents(new Date(d.setHours(0,0,0,0)), new Date(d.setHours(23,59,59,999))).length === 0);
}

function delTrigger(fn) {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(t => t.getHandlerFunction() === fn && ScriptApp.deleteTrigger(t));
}

function sendToChat(msg) {
  if (!msg?.trim()) return;
  UrlFetchApp.fetch(WEBHOOK_URL, { method: 'post', contentType: 'application/json', payload: JSON.stringify({ text: msg }) });
}

function sendReminderBeforeMonthEnd() {
  delTrigger('sendReminderBeforeMonthEnd');
  sendToChat("\nお疲れ様です。\n今月の最終営業日が近づいていますので、各自残業、有休、シフト変更などの申請漏れが無いかご確認ください。\nhttps://id.jobcan.jp/users/\n\n月末に確認してほしいこともまとめています。\nhttps://wiki.interpark.co.jp/649e6764be923dd12c32331b");
}

function sendReminderAtMonthStart() {
  delTrigger('sendReminderAtMonthStart');
  sendToChat("\nお疲れ様です。\n本日より新しい月のスタートです☀️\n13時に勤怠のリマインドを行いますので、各自申請・承認をお願いいたします。");
}

function setReminderTrigger(fn, date) {
  delTrigger(fn);
  date.setHours(10, 0, 0, 0);
  ScriptApp.newTrigger(fn).timeBased().at(date).create();
}

function setNextMonthTriggers() {
  const today = new Date(), y = today.getFullYear(), m = today.getMonth();
  const currentBizDays = getBusinessDays(y, m);
  if (currentBizDays.length >= 2) setReminderTrigger('sendReminderBeforeMonthEnd', currentBizDays.at(-2));

  const nextBizDays = getBusinessDays(y, m + 1);
  if (nextBizDays.length >= 1) setReminderTrigger('sendReminderAtMonthStart', nextBizDays[0]);
}

第一営業日にはこんなチャットが飛ぶようになります

エラーの抽出&送信

①従業員とWebhookの一覧をまとめるシート

②勤怠データを貼り付けるシート

※従業員名はダミーデータです※

③エラーメッセージを成型してZapierにトリガーを送信するシート

H～Jには以下の関数を入れています。
エラーが出てる人の名前、Webhook、エラー一覧を抽出しています。

/H3の関数
=UNIQUE(FILTER('貼り付け'!R2:R, '貼り付け'!S2:S <> ""))

/I3の関数
=XLOOKUP(H3, '従業員一覧'!B:B, '従業員一覧'!C:C, "")

/J3の関数
=LET(
name, H3,
filtered, FILTER({'貼り付け'!Q2:Q, '貼り付け'!S2:S}, '貼り付け'!R2:R = name),
IF(COUNTA(filtered),
name & CHAR(10) &
TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE,
MAP(
INDEX(filtered,,1), INDEX(filtered,,2),
LAMBDA(d, e, TEXT(d, "yyyy/mm/dd") & "　" & e)
)
),
""
)
)

function sendToZapierViaCatchHook() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("メッセージ");
  const lastRow = sheet.getLastRow();

  const zap1CatchHook = "※zapier hookを挿入";
  const data1 = sheet.getRange(2, 9, lastRow - 1, 2).getValues(); // I:J
  data1.forEach(([chatWebhook, message], i) => {
    if (!chatWebhook || !message) return;
    postToCatchHook(zap1CatchHook, chatWebhook, message, i + 2, "Zap1");
  });

  const zap2CatchHook = "※zapier hookを挿入";
  const data2 = sheet.getRange(2, 13, lastRow - 1, 2).getValues(); // M:N
  data2.forEach(([chatWebhook, message], i) => {
    if (!chatWebhook || !message) return;
    postToCatchHook(zap2CatchHook, chatWebhook, message, i + 2, "Zap2");
  });
}

function postToCatchHook(catchHookUrl, chatWebhookUrl, message, row, label) {
  try {
    const payload = {
      webhook: chatWebhookUrl.toString().trim(),
      text: message.toString()
    };
    UrlFetchApp.fetch(catchHookUrl, {
      method: "post",
      contentType: "application/json",
      payload: JSON.stringify(payload)
    });
    Logger.log(`✅ ${label} 送信成功: Row ${row}`);
  } catch (e) {
    Logger.log(`❌ ${label} 送信失敗: Row ${row} - ${e}`);
  }
}

ここまでで準備が完了しました。

リマインドの時間だ！！

おわりに